图书重大选题备案资料，先区分出版单位与报送主体

整理图书重大选题备案资料时，一份申请文件由谁形成、经过哪个审核环节、最终由谁报送，不能仅凭出版单位名称推断。尤其在沿用过去项目的材料目录时，如果出版单位类型不同，旧目录中的报送主体就可能不适合当前资料。

国家新闻出版署《图书出版机构重大选题备案核准》办事页面，在许可程序中分别列出中央在京单位、军队图书出版单位和地方图书出版单位三类路径。中央在京单位经主管单位审核同意后，由主管单位报送；军队单位由中央军委政治工作部宣传局审核报送；地方单位由省级出版行政主管部门审核报送。[1] 本文只介绍页面如何组织信息，不判断某个选题是否必须备案或某单位应归入哪一类。

先核对单位身份资料

材料整理人员可以将出版单位的完整名称、主管关系及负责确认的人员记录在项目首页。这里的确认应来自真实组织资料和有职责的人员，而不是由编辑根据单位名称自行分类。身份尚未明确时，先列为待核实事项，不宜直接选一份看起来相似的历史申请模板。

再把每份文件对应到形成主体

该办事页的材料目录同样按三类单位分别列出申请文件，并列有申请表、齐清定书稿、三审意见等材料。[1] 整理目录时，可以为每项增加文件名称、对应书稿版本、形成或出具单位以及当前状态。这样，文件齐不齐与主体是否正确就能分别检查。

书稿版本需要贯穿目录

假如书稿在审读后又有修改，目录中应能看出申请表、打印书稿和相关意见分别对应哪个版本。本文不规定具体版本管理制度，但建议保留真实的版本标识与交接记录。不能因为文件名都包含同一书名，就默认它们描述的是同一份内容。

附加材料应保留条件

页面对立项材料、照片样稿及其他相关材料使用了相应的条件说明。[1] 将网页整理成内部清单时，这些条件不应被删掉，也不宜由整理者把“需要时提供”一律改成已具备或无须提供。具体适用与报送要求，应向负责该事项的出版管理人员或主管部门核实。

资料清单完成，只说明已经整理出一组文件，不代表申请获受理或备案核准。状态记录应分别保留准备、审核、报送和结果证据，避免把前一步完成写成后一步已经成功。涉及法规适用和个案申报判断，仍应由相关专业人员处理。

参考来源：[1] 国家新闻出版署，《图书出版机构重大选题备案核准》，许可程序与需要提交的材料目录；本次核对未见明确发布日期，办理时需核对主管部门实际要求。